Die Checkliste für das Monatsende:
Ausgangspunkt für den Monatsabschluss ist die vollständige Fakturierung der Mitarbeitenden.
Was die Fakturierung beinhaltet und wie Sie diese automatisch oder auch manuell durchführen, erfahren Sie hier:
Fakturierung – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Sobald der letzte Arbeitstag bei jedem Mitarbeiter fakturiert wurde, können Sie mit unseren Schritt-für-Schritt-Anleitungen den Monatsabschluss durchführen:
Erster Schritt: Der Lohncheck
Sie können in diesem Modul prüfen lassen, ob für einen oder mehrere Mitarbeitenden alle Lohnarten, Zuschläge und Prämien und auch der Equal-Pay-Status berücksichtigt wurden. Berechnen Sie mithilfe dieses Moduls diese Werte neu, falls notwendig. Details zum Lohncheck erfahren Sie mit Klick auf den folgenden Link:
Lohncheck – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Zweiter Schritt: Die Automatische AZK-Buchung
In diesem Modul stoßen Sie die automatischen Berechnungen und die anschließende Buchung der Arbeitszeitkonten an.
Wie Sie das machen können Sie in der Anleitung in der F1-Hilfe ansehen und durchlesen:
Automatische AZK-Buchung – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Dritter Schritt: Die Manuelle AZK-Buchung
Hier erfahren Sie, wie Sie Stunden manuell zum AZK dazu- oder abbuchen können, oder eine Auszahlung veranlassen, wie Sie AZK als Freizeitausgleich eintragen und vieles mehr rund um das Thema AZK:
Arbeitszeitkonto (AZK) – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Vierter Schritt: Die Entlassungsurlaubsliste
Mithilfe dieser Liste bekommen Sie einen schnellen Überblick über den Urlaubsstand und AZK-Konten, sowie weiteren Details Ihrer bereits entlassenen oder noch aktiven Mitarbeitenden.
Wo Sie diese Liste finden und wie Sie sie für Ihre Bedürfnisse am besten gestalten können, erklären Wir Ihnen hier:
Entlassungsurlaubsliste – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Fünfter Schritt: Die Lohnarten-Auswertung
Mit der Lohnartenauswertung haben Sie eine weitere Liste mit der sie schnell und einfach einen Überblick behalten können, welcher Lohnart beim Mitarbeiter tatsächlich berechnet wurde und ob alles so stimmt, wie Sie es wollten, oder ob Sie eventuell noch etwas nachbesser oder dazubuchen müssen. Wie Sie die Liste für sich nutzen können, zeigen wir Ihnen unter folgendem Link:
Lohnartenauswertung – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Sechster Schritt: Die Lohnübergabe
Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit erledigt, verbucht und fakturiert, übergeben Sie die Löhne aus attina heraus an Ihr Lohnprogramm. Den Ablauf dieses Vorgangs erläutern wir Ihnen hier:
Lohnübergabe – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Siebter Schritt: Proberechnung erzeugen
Im nächsten Schritt erstellen Sie über die Rechnungsvorbereitung heraus eine Proberechnung, in der Sie auch noch jede Möglichkeit haben Änderungen vorzunehmen. Proberechnungen haben noch keine Rechnungsnummern und können beliebig gedruckt und verändert werden. So können Sie erneut prüfen, ob am Ende alles stimmt. Wie Sie die Rechnungen vorbereiten und anschließend erstellen, sehen und lesen Sie hier:
Rechnungsvorbereitung – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Proberechnung – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Achter Schritt: Das Erstellen einer ordentlichen Rechnung
Sie können den Schritt der Proberechnung auch überspringen und aus der Vorbereitung direkt eine „richtige“ Rechnung erstellen, die dann auch eine laufende Rechnungsnummer erhält. Den Weg zu einer Rechnungserstellung und die Funktionen in der Rechnungsverwaltung, können Sie hier nachlesen:
Rechnungsverwaltung – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Neunter Schritt: Die FiBu-Übergabe
Wenn Sie auch in der Rechnungsverwaltung alles geprüft haben und alle Rechnungen gedruckt und/oder versendet wurden, müssen die Rechnungen am Monatsende an Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm weitergegeben werden. Attina unterstützt auch hier alle gängigen Programme. Wie Sie Rechnungen übergeben, können Sie hier nachlesen:
Wie und wo übergibt man eine Rechnung? – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Zehnter und letzter Schritt: Die Offenen Posten
Alle noch offenen Forderungen können Sie in der sogenannten “Opos-Liste” im Blick behalten. Filtern Sie die Liste nach Fälligkeitsdatum und sie bekommen einen guten Überblick über die offenen Posten, die Sie eventuell anmahnen wollen. Anschließend werden alle Mahnungen in einer Mahnliste aufgeführt und von dort können Sie die Mahnungen ausdrucken oder direkt per E-Mail versenden. Klicken Sie auf die folgenden Links und lesen Sie nach, wie Sie die Listen und deren Funktionen für Ihr Unternehmen nutzen können.
Offene Posten – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
Mahnliste – Attina Hilfe (abc-cloud.de)
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Unsere kompakte Checkliste für Sie für einen schnellen Überblick:
(gerne einfach kopieren und in Ihren Notizen abspeichern!)
Alle Mitarbeiter zu Ende fakturieren
Im Lohncheck Zuschläge und Equal-Pay prüfen und evtl. berechnen
Automatische oder manuelle AZK-Buchung
Entlassungsurlaubsliste
Die Lohnarten-Auswertungsliste
Lohnübergabe durchführen
Rechnungsvorbereitung und Proberechnung
Ordentliche Rechnung erzeugen
FiBu-Übergabe
Offene Posten und Mahnungen