Beim Bewerber anonymisieren kann der Hauptuser bestimmen, ob die Auswahl für das Anonymisieren automatisch oder manuell durchgeführt wird. Unsere Supporter/In werden bei einer Neuinstallation bzw. bei Aktivierung des neuen Updates behilflich sein. Bitte vereinbaren Sie einen Telefontermin.

Im 1. Fall wird ein Config-Eintrag vom Supporter/In gesetzt und die Bewerber werden automatisch gelöscht.

Beim 2. Fall wird ein Modul mit dem Namen „Bewerber anonymisieren“ eingebunden. Dort werden alle Bewerber aufgelistet, die ab dem aktuellen Tag länger als 6 Monate in der Datenbank vorhanden sind. Diese kann man per Knopfdruck auf „Bewerber reinigen“ löschen/anonymisieren lassen. Dabei werden auch bereits gelöschte Bewerber wieder angezeigt, da diese ebenfalls in der Datenbank bereinigt werden müssen.

Es werden alle Daten unkenntlich gemacht und abgespeicherte Dokumente vom Bewerber gelöscht. Einzelne Daten (Herkunft und PLZ) bleiben für die statistischen Auswertungen erhalten.

Bei der Anlage eines Bewerbers wird automatisch das Kennzeichen (Datenschutzerklärung bis zu 6 Monate)  gesetzt.

Sobald eine erweiterte Datenschutzerklärung vorhanden ist, die es erlaubt, die Daten länger als 6 Monate zu speichern, kann dies über folgende Funktion gesetzt werden.

Um dies festzulegen, drückt man auf das Symbol mit dem „Zettel & Stift“ und wählt dort den Punkt Datenschutz aus. Dort gibt es die bereits genannten 2 Optionen „Datenschutzerklärung“ und „erweiterte Datenschutzerklärung“.

Dabei wechselt der Text “Es liegt keine Zustimmung zur Datenaufbewahrung …. vor“  von rot zu grün und gibt an, dass eine Zustimmung vorliegt.

Nutzen Sie die attina-Beweberpage oder den Mitarbeiterstamm als Webmodul, so werden die Daten automatisch vom Bewerber gesetzt und importiert.

Drückt man die Optionen unter „Datenschutz“ erneut wird die jeweilige Zustimmung widerrufen.

d.h. in Attina werden 4 Felder zum Datenschutz gepflegt:

1. Datenaufbewahrung bis zu 6 Monaten – bei der Anlage automatisch
2. Widerruf der Datenaufbewahrung. Wichtig: Sollte der Bewerber innerhalb der ersten 6 Monate widerrufen, wird eine Löschung erst nach 3 Monaten erfolgen bzgl. AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz).
3. Datenaufbewahrung bis auf Widerruf
4. Widerruf der Datenaufbewahrung (Länger als 6 Monate)

Bei Mitarbeitern die länger als 10 Jahre dem Unternehmen nicht mehr  angehören, werden die Stammdaten anonymisiert.  Dies wird ebenfalls über die o.g. Auswahlliste (automatisch oder manuell)  durchgeführt.

Verlangt der Bewerber oder Mitarbeiter Auskunft über seine abgespeicherten Daten, so kann ein neu hinzugefügtes Worddokument „Datenauskunft“ aktiviert und ausgedruckt werden. Die Gestaltung des Dokumentes kann der Anwender selber durchführen.

Einfacher geht es mit dem Report: Stammdatenblatt.

Darüber hinaus lassen sich die Daten über die Mitarbeiterliste nach MS Excel- bzw. CSV-Datei exportieren.